Privacyverklaring Nexus Woonservices
Hierna te noemen: “Nexus”.
1. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die Nexus verwerkt in het kader van:
bezoeken aan onze website;
contactaanvragen;
offerteaanvragen;
opdrachten en overeenkomsten;
woningafhandeling en ontruiming;
inventarisatie en waardebepaling;
verkoop, schenking, hergebruik en verwerking van goederen;
vastgoedregie;
voertuigafhandeling;
schoonmaak-, herstel- en opleverwerkzaamheden;
communicatie met opdrachtgevers;
facturatie en administratie;
fotoverslagen en dossiervorming.
Nexus werkt onder andere voor particuliere opdrachtgevers en professionele partijen zoals bewindvoerders, executeurs, notarissen en andere organisaties. Daardoor kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken van personen die niet zelf rechtstreeks contact met Nexus hebben opgenomen, bijvoorbeeld een cliënt van een bewindvoerder of een rechthebbende binnen een nalatenschap.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken hangt af van de aard van het contact en de opdracht.
Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
Contact- en identificatiegegevens
naam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
adresgegevens die voor uitvoering van een opdracht noodzakelijk zijn;
bedrijfsnaam en functie;
gegevens van een vertegenwoordiger, opdrachtgever of contactpersoon;
gegevens waaruit blijkt in welke hoedanigheid iemand handelt, bijvoorbeeld als bewindvoerder, executeur of gemachtigde.
Gegevens over een opdracht
Wij kunnen gegevens verwerken over:
het werkadres;
de aard en omvang van de opdracht;
de aanwezige woning, ruimtes en bijgebouwen;
inboedel en overige goederen;
voertuigen;
eigendoms- of beschikkingsbevoegdheid;
gewenste bestemming van goederen;
verkoop, schenking, recycling of afvalverwerking;
sleutel- en toegangsinformatie;
afspraken over oplevering;
communicatie over de opdracht.
Foto's en video's
In het kader van locatieopname, uitvoering en dossiervorming kunnen wij foto's of video's maken van bijvoorbeeld:
de beginsituatie van een woning of andere locatie;
aanwezige inboedel;
bestaande beschadigingen;
goederen die afzonderlijk moeten worden gehouden;
goederen met mogelijke waarde;
afvalstromen;
hergebruik en overdracht van goederen;
de voortgang van werkzaamheden;
de situatie na afronding van de opdracht.
Wij proberen daarbij onnodige opname van personen, persoonlijke documenten en andere gevoelige gegevens zoveel mogelijk te voorkomen.
Financiële en administratieve gegevens
Wij kunnen onder andere verwerken:
factuurgegevens;
betaalgegevens;
offerte- en opdrachtnummers;
debiteureninformatie;
gegevens die noodzakelijk zijn voor onze boekhouding en fiscale administratie.
Websitegegevens
Bij een bezoek aan onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:
IP-adres;
type browser;
type apparaat;
netwerk- en apparaatinformatie;
bezochte pagina's;
datum en tijd van het bezoek;
verwijzende website;
klik- en gebruiksgegevens.
Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt hangt mede af van de cookie- en privacy-instellingen van onze website.
3. Persoonsgegevens die wij via opdrachtgevers ontvangen
Bij werkzaamheden voor bijvoorbeeld bewindvoerders, executeurs, notarissen of andere professionele opdrachtgevers ontvangen wij soms persoonsgegevens over hun cliënt, een rechthebbende, erfgenaam, bewoner of andere betrokken persoon.
Wij vragen opdrachtgevers alleen persoonsgegevens aan ons te verstrekken die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevensverstrekking aan Nexus voor zover die verantwoordelijkheid volgens de AVG bij de opdrachtgever ligt.
Wanneer Nexus persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens instructies van een opdrachtgever verwerkt en Nexus daarbij juridisch als verwerker optreedt, worden waar nodig aanvullende afspraken over de verwerking van persoonsgegevens gemaakt.
4. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens
Tijdens woningafhandeling kan Nexus onbedoeld in aanraking komen met zeer persoonlijke informatie. Denk bijvoorbeeld aan:
medische documenten;
medicatie;
financiële stukken;
juridische correspondentie;
foto's en persoonlijke brieven;
gegevens over iemands gezondheid;
gegevens over schulden of bewind;
andere vertrouwelijke documenten.
Nexus heeft niet als doel dergelijke gegevens te verzamelen of structureel te verwerken.
Wij vragen opdrachtgevers daarom geen medische gegevens, BSN-nummers of andere bijzondere persoonsgegevens aan ons te verstrekken wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor de opdracht.
Wanneer Nexus tijdens werkzaamheden toch dergelijke gegevens aantreft, gaan wij daar zorgvuldig mee om. Wij registreren of delen deze gegevens niet verder dan noodzakelijk en verwerken bijzondere persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een geldige wettelijke grondslag en, waar vereist, een toepasselijke uitzondering onder de AVG bestaat.
5. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
Nexus kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
Contact en communicatie
Om:
contactaanvragen te beantwoorden;
telefonisch of per e-mail te communiceren;
informatie te verstrekken;
afspraken te maken;
vragen en klachten te behandelen.
Offertes en overeenkomsten
Om:
een locatieopname uit te voeren;
een offerte op te stellen;
de omvang van werkzaamheden vast te stellen;
een overeenkomst tot stand te brengen;
afspraken met opdrachtgever vast te leggen.
Uitvoering van opdrachten
Om de overeengekomen dienstverlening te kunnen uitvoeren, waaronder:
woningontruiming en woningafhandeling;
inventarisatie;
waardeselectie;
schoonmaak;
herstelwerkzaamheden;
tuinwerkzaamheden;
selectie en afvoer van goederen;
verkoop van goederen;
overdracht aan kringloop of maatschappelijke organisaties;
afvalscheiding en afvalverwerking;
archiefvernietiging;
vastgoedregie;
voertuigafhandeling;
sleutelbeheer;
oplevering.
Dossiervorming en verantwoording
Om:
de beginsituatie vast te leggen;
voortgang vast te leggen;
uitgevoerde werkzaamheden aan te tonen;
een fotoverslag aan opdrachtgever te verstrekken;
bestemming of overdracht van goederen vast te leggen;
eventuele schade of bestaande beschadigingen vast te leggen;
vragen, klachten of geschillen te kunnen behandelen.
Administratie
Om:
offertes en facturen op te stellen;
betalingen te verwerken;
onze financiële administratie te voeren;
aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen te voldoen.
Beveiliging en bescherming van onze belangen
Voor zover noodzakelijk kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor:
beveiliging van onze dienstverlening en systemen;
het voorkomen van misbruik of fraude;
het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken;
behandeling van verzekeringskwesties en geschillen.
Websitebeheer en analyse
Om:
onze website technisch te laten functioneren;
de beveiliging van de website te waarborgen;
inzicht te krijgen in het gebruik van onze website;
onze website en dienstverlening te verbeteren.
Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën vragen wij waar wettelijk vereist vooraf toestemming.
6. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Nexus verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie kan de verwerking gebaseerd zijn op:
Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of op verzoek van een betrokkene stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst.
Bijvoorbeeld voor:
het opstellen van een offerte;
communicatie over een opdracht;
uitvoering van werkzaamheden;
facturatie.
Wettelijke verplichting
Wanneer Nexus gegevens moet verwerken of bewaren vanwege een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld in het kader van de fiscale administratie.
Gerechtvaardigd belang
In bepaalde situaties verwerkt Nexus persoonsgegevens omdat wij of een derde daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben.
Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:
normale bedrijfsadministratie;
beveiliging;
dossiervorming;
bewijs van de toestand vóór en na werkzaamheden;
het voorkomen van geschillen;
het behandelen of verdedigen van juridische aanspraken;
verbetering van onze dienstverlening.
Wij wegen daarbij het belang van Nexus af tegen de privacybelangen en rechten van de betrokken persoon.
Toestemming
Wanneer toestemming volgens de wet noodzakelijk is, verwerken wij persoonsgegevens alleen na geldige toestemming.
Een gegeven toestemming kan voor toekomstige verwerkingen altijd worden ingetrokken. De rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking blijft daardoor onveranderd.
7. Foto's en fotoverslagen
Fotoverslaglegging is een belangrijk onderdeel van zorgvuldige woningafhandeling.
Nexus kan foto's maken om bijvoorbeeld:
de situatie vóór aanvang vast te leggen;
bestaande schade vast te leggen;
de omvang van de inboedel te documenteren;
persoonlijke of waardevolle goederen afzonderlijk vast te leggen;
uitgevoerde werkzaamheden aan te tonen;
duurzame verwerking of overdracht van goederen te registreren;
de oplevering te documenteren.
Foto's worden uitsluitend gebruikt voor doeleinden die samenhangen met de betreffende opdracht, dossiervorming, verantwoording of eventuele juridische aanspraken.
Foto's van een opdracht worden niet zonder geldige grondslag gebruikt voor reclame of andere commerciële publicaties wanneer daarop een persoon, woning, adres, document of andere herleidbare informatie herkenbaar is.
Wanneer Nexus beeldmateriaal voor marketingdoeleinden wil gebruiken en daarvoor toestemming noodzakelijk is, wordt deze afzonderlijk gevraagd.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Nexus verkoopt persoonsgegevens niet.
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.
Afhankelijk van de opdracht kunnen gegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:
medewerkers en door Nexus ingeschakelde uitvoerders;
transportbedrijven;
afvalverwerkers;
kringlooporganisaties of maatschappelijke organisaties;
schoonmaak- of herstelbedrijven;
taxateurs;
veilinghuizen;
handelaren;
makelaars en andere vastgoedprofessionals;
voertuiggerelateerde dienstverleners;
administratieve en boekhoudkundige dienstverleners;
IT-, cloud-, e-mail- en websiteleveranciers;
verzekeraars en juridisch adviseurs;
overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Wij verstrekken daarbij niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.
9. Dienstverleners en verwerkers
Voor onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van externe software- en dienstverleners.
Wanneer een leverancier namens Nexus persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar vereist afspraken over de bescherming van persoonsgegevens.
Onze website wordt gehost en technisch ondersteund via Squarespace. Squarespace kan in het kader van de werking, beveiliging en analyse van de website technische bezoekersgegevens verwerken.
Ook kunnen andere leveranciers worden gebruikt voor bijvoorbeeld:
e-mail;
administratie;
cloudopslag;
communicatie;
websitebeheer;
beveiliging.
Wij selecteren dergelijke leveranciers mede op de wijze waarop zij omgaan met persoonsgegevens.
10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners die Nexus gebruikt kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij er voor zover dit op Nexus van toepassing is voor dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag of passende waarborg bestaat, bijvoorbeeld:
een adequaatheidsbesluit;
goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
een ander wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme.
Squarespace kan gegevens onder meer in de Verenigde Staten verwerken en maakt voor internationale doorgifte gebruik van mechanismen zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework en, waar noodzakelijk, standaardcontractbepalingen.
11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Nexus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting, een lopende overeenkomst of een mogelijke juridische aanspraak.
Als uitgangspunt hanteren wij:
Contactaanvragen zonder opdracht
Gegevens van een contact- of offerteaanvraag die niet tot een opdracht leidt, worden in beginsel niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk voor opvolging van de aanvraag.
Als uitgangspunt verwijderen wij deze gegevens uiterlijk twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij er een reden bestaat deze langer te bewaren.
Project- en opdrachtdossiers
Gegevens die onderdeel zijn van een uitgevoerd project, waaronder relevante communicatie en fotoverslagen, kunnen gedurende een redelijke periode na afronding worden bewaard voor:
service en nazorg;
verantwoording;
behandeling van klachten;
verzekering;
het vaststellen of verdedigen van juridische aanspraken.
Als uitgangspunt hanteren wij hiervoor maximaal vijf jaar na afronding van de opdracht, tenzij een langere bewaring noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Niet-relevante of gevoelige gegevens kunnen eerder worden verwijderd.
Financiële administratie
Gegevens die onderdeel zijn van onze wettelijk verplichte financiële administratie worden gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn bewaard.
Persoonlijke documenten en tijdelijke goederenregistraties
Persoonlijke documenten, gegevensdragers en informatie die uitsluitend tijdelijk in het kader van een ontruiming of overdracht worden verwerkt, worden waar mogelijk verwijderd of overgedragen zodra zij niet langer noodzakelijk zijn voor de opdracht.
12. Beveiliging
Nexus neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:
verlies;
onbevoegde toegang;
onrechtmatige verwerking;
ongewenste wijziging;
ongeoorloofde openbaarmaking.
Wij beperken toegang tot persoonsgegevens zoveel mogelijk tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Geen enkele vorm van digitale opslag of gegevensoverdracht kan echter volledig vrij van risico's worden gegarandeerd.
13. Datalekken
Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij het incident overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
Waar de wet dit vereist, melden wij een datalek tijdig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokken personen wanneer dit noodzakelijk is.
14. Cookies en websiteanalyse
De website van Nexus maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.
Noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn nodig voor de technische werking en beveiliging van de website en kunnen niet altijd worden uitgeschakeld.
Analyse- en prestatiecookies
Deze kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, zoals bezochte pagina's, klikgedrag en websiteverkeer.
Wanneer voor dergelijke cookies toestemming noodzakelijk is, worden deze pas geplaatst nadat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven.
Cookievoorkeuren
Bezoekers kunnen via de cookie-instellingen van de website hun voorkeuren beheren en, waar van toepassing, eerder gegeven toestemming intrekken.
Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies verhindert niet dat de website normaal kan worden bezocht.
15. Uw privacyrechten
Wanneer Nexus persoonsgegevens over u verwerkt, heeft u afhankelijk van de situatie verschillende rechten.
U kunt onder meer verzoeken om:
Inzage
U kunt vragen welke persoonsgegevens Nexus over u verwerkt.
Correctie
U kunt onjuiste persoonsgegevens laten aanpassen of onvolledige gegevens laten aanvullen.
Verwijdering
U kunt in bepaalde situaties verzoeken persoonsgegevens te verwijderen.
Dit recht geldt niet onbeperkt. Nexus kan bijvoorbeeld verplicht zijn bepaalde gegevens vanwege wettelijke verplichtingen te bewaren.
Beperking van verwerking
U kunt onder bepaalde omstandigheden verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
Bezwaar
Wanneer een verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, kunt u vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken tegen deze verwerking.
Dataportabiliteit
Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u verzoeken persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde en gangbare digitale vorm te ontvangen of te laten overdragen.
Intrekken van toestemming
Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze toestemming voor toekomstige verwerking intrekken.
16. Een privacyverzoek indienen
Een verzoek over uw persoonsgegevens kunt u sturen naar:
Vermeld duidelijk welk privacyrecht u wilt uitoefenen.
Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij u vragen uw identiteit op passende wijze te bevestigen.
Wij vragen daarbij niet om meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is om uw identiteit te controleren.
Nexus behandelt privacyverzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.
17. Gegevens van cliënten van professionele opdrachtgevers
Wanneer u cliënt bent van een bewindvoerder, executeur of andere professionele opdrachtgever die Nexus heeft ingeschakeld, kan het voorkomen dat Nexus gegevens over u verwerkt zonder dat u deze rechtstreeks aan ons heeft verstrekt.
Deze gegevens ontvangen wij dan in beginsel van de opdrachtgever of treffen wij noodzakelijkerwijs aan tijdens de uitvoering van de opdracht.
Wij gebruiken dergelijke persoonsgegevens alleen voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is voor het doel waarvoor Nexus is ingeschakeld.
Wanneer uw verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens waarvoor de professionele opdrachtgever zelf verantwoordelijk is, kan het nodig zijn dat wij het verzoek in overleg met of via die opdrachtgever behandelen.
18. Geen verkoop van persoonsgegevens
Nexus verkoopt, verhuurt of verhandelt persoonsgegevens niet aan derden.
Persoonsgegevens worden ook niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor deze oorspronkelijk zijn verkregen, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
19. Klacht over het gebruik van persoonsgegevens
Heeft u een vraag of klacht over de wijze waarop Nexus met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via:
Wij proberen een vraag of klacht zo zorgvuldig mogelijk op te lossen.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
20. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Nexus kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of toepasselijke wetgeving verandert.
De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.
Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen waar passend aanvullend informeren.
Bovenaan deze privacyverklaring staat welke versie van toepassing is.
Nexus Woonservices
Privacyverklaring – versie 1.0, juni 2026